Les directions RH cherchent à sécuriser leurs processus tout en gagnant en agilité, DeskRH s’impose comme une infrastructure trustée pour la distribution, l’archivage et la gouvernance des documents collaborateurs. Conçu pour relier la paie, les managers et les salariés, le service propose un coffre-fort numérique certifié, une signature électronique intégrée et des traces horodatées qui rendent l’archivage juridiquement probant.
Dans les entreprises comme chez notre fil conducteur, la PME fictive Maison Albanel, DeskRH a permis de réduire les erreurs de distribution et d’améliorer le suivi des documents pendant les périodes de paie.
Ce dossier pédagogique explique comment déployer DeskRH , paramétrer les droits, et tirer parti de la portabilité salariée offerte .Vous y trouverez des recommandations opérationnelles, des retours d’expérience concrets, des comparatifs et des ressources utiles pour accélérer votre transformation digitale RH. Les liens ci-dessous et les références pratiques vous permettront d’aller plus loin.
En bref
- 🔒 Sécurité : coffre-fort numérique certifié, empreintes et horodatage.
- ⚙️ Interopérabilité : connexion à Silae et APIs pour synchroniser les flux.
- 🧾 Archivage probant : conservation employeur et portabilité salarié (eDocPerso).
- 📉 Gain opérationnel : réduction des coûts d’impression et des erreurs de distribution.
- 👥 Expérience salarié : accès pérenne et interface simple (mobile/desktop).
DeskRH : coffre-fort numérique RH certifié et gouvernance documentaire
DeskRH centralise la chaîne documentaire RH et assure l’immutabilité des fichiers. La solution répond aux enjeux de conformité et s’articule autour d’une console d’administration qui permet de piloter les droits, les publipostages et les preuves de remise. Pour un gestionnaire paie, cela se traduit par moins de tâches manuelles et une meilleure traçabilité.
- 🔐 Intégrité : empreintes et scellement des fichiers.
- 🧭 Conservation : politiques de durée paramétrables selon l’entité.
- 📊 Reporting : tableaux de bord pour suivre les envois et taux d’ouverture.
| Critère | Avant (papier) | Avec DeskRH 📥 |
|---|---|---|
| Traçabilité | Parcellisée 📄 | Piste d’audit complète 🔍 |
| Coûts | Impression & affranchissement 💸 | Optimisés et prévisibles ✅ |
| Accès salarié | Limitée, dépend du service RH ⏳ | Pérenne et portable (eDocPerso) 🌐 |
Sécurité, conformité RGPD et auditabilité
Les équipes juridiques exigent des preuves solides : horodatage, journal d’activité et contrôle des habilitations. DeskRH construit cette confiance par défaut, ce qui simplifie les audits externes et les revues internes.
- 📚 Politiques de conservation paramétrables selon les catégories de documents.
- 🔎 Piste d’audit accessible et exportable pour les audits.
- 🛡️ Chiffrement et gestion des clés conformes aux bonnes pratiques.
| Fonction | Bénéfice pour l’audit |
|---|---|
| Preuves de dépôt | Horodatage et empreinte vérifiable 🕒 |
| Journal d’accès | Traçabilité des actions utilisateur 🔍 |
| Gestion des droits | Contrôle granularisé des habilitations 🔐 |
Intégration avec Silae et synchronisation de l’écosystème RH
Pour éviter les silos, DeskRH se connecte nativement aux outils de paie comme Silae via connecteurs et API. Ces connexions automatisent l’injection des bulletins, réduisent les reprises manuelles et garantissent que chaque document est archivé de manière probante.
- 🔗 Connecteurs pour Silae et autres systèmes RH.
- 🔁 Webhooks pour déclencher des workflows (relances, notifications).
- 🧩 Interopérabilité avec portails formation et paie.
| Intégration | Action | Valeur |
|---|---|---|
| Silae | Injection des bulletins | Automatisation & gain de temps ⚙️ |
| Portails salariés | Synchronisation des accès | Expérience fluide pour l’utilisateur 👥 |
| Solutions d’archivage | Transmission & scellement | Archivage probant à long terme 🗂️ |
Cas pratique : déploiement chez Maison Albanel
Maison Albanel, PME multi-sites, illustre un scénario fréquent. Avant DeskRH, la distribution des bulletins générait erreurs et retards. Après intégration, le temps de traitement mensuel a chuté de façon significative et la relation RH—managers s’est améliorée.
- 🏬 Contexte : multi-sites, 120 salariés.
- ⏱️ Résultat : réduction du temps de traitement de 65% sur la paie.
- 📣 Impact : meilleure image RH et baisse des sollicitations répétées.
| Indicateur | Avant | Après DeskRH |
|---|---|---|
| Temps de traitement | 10 heures/mois ⏳ | 3,5 heures/mois ⚡ |
| Taux d’erreur distribution | 7% ❗ | 0,5% ✅ |
| Coûts archivage | Frais postaux & stockage 💶 | Economies substantielles 💼 |
Mise en œuvre pratique : accès, rôles et bonnes pratiques
Un déploiement réussi commence par un cadrage précis des rôles et des flux. Les administrateurs doivent définir des profils d’accès, documenter les procédures et prévoir un plan de formation pour limiter les incidents d’usage.
- 🧭 Cadrage : cartographie des pièces et des responsables.
- 🧑🏫 Formation : ateliers métiers et guides pratiques pour les gestionnaires.
- 🔁 Amélioration continue : retours utilisateurs et itérations rapides.
| Phase | Actions clés | Livrable |
|---|---|---|
| Préparation | Mapping des flux, plan de sécurité | Plan d’intégration 📦 |
| Déploiement | Paramétrage, tests, formation | Environnement productif ✅ |
| Amélioration | Rapports d’usage, ajustements | Tableaux de bord & roadmap 🔄 |
Checklist opérationnelle pour démarrer
- ✅ Définir les profils (admin, gestionnaire paie, lecteur) 🎯
- ✅ Paramétrer edocconnect pour relier les flux Silae 🔌
- ✅ Former référents et publier un guide interne « deskrh mon compte » 📘
| Tâche | Priorité | État |
|---|---|---|
| Mapping des flux | Haute 🔴 | En cours |
| Tests d’envoi | Moyenne 🟠 | Planifiés |
| Formation utilisateurs | Haute 🔴 | À planifier |
Pour un aperçu global de l’offre et de ses bénéfices, consultez le site officiel de DeskRH et l’article pratique sur l’utilisation du portail RH : portail RH en ligne.
Qu’est-ce qui distingue un coffre-fort RH d’un stockage cloud classique ?
Un coffre-fort RH certifié garantit l’intégrité et la valeur probante des pièces par l’horodatage, le scellement et la gestion fine des habilitations. Contrairement à un stockage générique, il fournit des preuves de remise et une piste d’audit exploitable en cas de contrôle.
Combien de temps dure le déploiement typique ?
Selon la complexité, le déploiement s’étale généralement de 4 à 8 semaines : cadrage, paramétrages via edocconnect, tests, formation et passage en production. Des itérations post-déploiement permettent d’ajuster les workflows.
Les salariés conservent-ils l’accès à leurs documents après leur départ ?
Oui. Grâce à eDocPerso, chaque salarié dispose d’un coffre personnel gratuit et accessible à vie, ce qui facilite la continuité administrative et la portabilité lors de mobilités professionnelles.
Comment DeskRH s’intègre-t-il à Silae ?
L’intégration se fait via connecteurs ou API : les bulletins produits par Silae sont transmis automatiquement au coffre employeur, validés puis distribués vers les eDocPerso salariés. Les journaux d’événements simplifient les audits et la réconciliation.